LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para
recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el
analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son
usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema
propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la
aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma
individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras
técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre
son la mejor fuente de datos de aplicación. Dentro de una organización, la entrevista
es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para
recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de
información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el
analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las
necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por
parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista
ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de
simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del
estudio.
Preparación de la Entrevista
Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus
responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
Preparar las preguntas que van a
plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
Fijar un límite de tiempo y
preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
Elegir un lugar donde se puede
conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
Hacer la cita con la debida
anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
Explicar con toda amplitud el
propósito y alcance del estudio (Honestidad).
Explicar la función propietaria
como analista y la función que se espera conferir al entrevistado.
(Imparcialidad).
Hacer preguntas específicas para
obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
Evitar las preguntas que exijan
opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
Evitar el cuchicheo y las frases
carentes de sentido (Claridad).
Ser cortés y comedio,
absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
Conservar el control de la
entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la
cuestión.
Escuchar atentamente lo que se
dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Ejemplos de las preguntas
abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
Ejemplo: obtener la información
sobre las características de diseños críticas para los empleados.
"algunos empleados han
sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es
instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."
Bajo estas circunstancias ¿
apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.
FORMA DE PREGUNTA CERRADA
Ejemplo: obtener la información
sobre las
Características de diseño críticas
para los empleados.
"La experiencia le ha
proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa
maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas
específicas en relación en lo anterior:
-¿Qué etapas trabajas
bien?¿cuáles no
-¿En dónde se presenta la mayor
parte del problema?
QUE ES UNA ENCUESTA?
Se ha dicho que Estados Unidos ya
no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de
información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran
principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra
supervivencia y comodidad. Nuestra "sociedad", requiere un rápido y
preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y
comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de
información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta
confianza se pone en las encuestas. Hoy en día la palabra "encuesta"
se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de
una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una
fracción de la población bajo estudio. Por ejemplo, antes de una elección, una
muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los
asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al
mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del
gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar
legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación. No tan sólo
las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden
conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.
Aun así, todas las encuestas tienen algunas características en común. A
diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son
estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de
interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En
una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de
personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es
seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga
una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden
ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La
información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a
cada individuo se le hacen las mismas preguntas en más o menos la misma manera.
La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares
quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de
la población. Una "encuesta" recoge información de una
"muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de
la población bajo estudio. El estándar de la industria para todas las
organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes
individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos
los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente
anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre las
encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios informativos.
Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes periódicos
describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de asuntos
corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente
con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se
reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y
televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo
encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las
encuestas no son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito
administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que
tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales: Las
cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y qué
tipo de personas ven sus programas. Statistics Canadá lleva a cabo encuestas
continuas de panel sobre niños (y sus familias) para estudiar sus necesidades
educativas y otras. Es una buena práctica nunca identificar los participantes
individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de
los recursos disponibles para la encuesta. Los fabricantes de automóviles usan
encuestas para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos. El
Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para
obtener información sobre empleo y desempleo en la nación. La Agencia para la
Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia
una encuesta periódica para determinar cuánto dinero está gastando la gente en
los distintos tipos de cuidado médico. Las autoridades de transportación local
conducen encuestas para obtener información sobre los hábitos de viaje y
transportación de las personas. Las revistas y revistas profesionales usan
encuestas para conocer qué leen sus suscriptores. Se llevan a cabo encuestas
para conocer quien usa nuestros parques nacionales y otras facilidades
recreativas. Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento
científico básico. Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y
sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los
patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o
racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas,
comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de
mujeres que trabajan fuera del hogar.
Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan
una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas
características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas
en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una
máxima efectividad.
Recolección de datos mediante
cuestionarios
Para los analistas los
cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran
número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a
cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los
cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación
al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que
responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas
entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y
puedan darse respuestas más honesta (y menos respuestas pre hechas o
estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos
más confiables.
Selección de formas para
cuestionarios
El desarrollo y distribución de
los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en
una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las
preguntas en la recopilación de hechos significativos. Existen dos formas de
cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se
aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles
respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan
ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los
cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los
sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al
explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios
para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio. El formato
abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las
razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil
escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita
las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la
pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es
el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los
individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos
importantes.
